根据《内蒙古自治区人民政府转发国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（内政发〔2000〕118号）和《内蒙古自治区粮食局公文形式、适用范围和审批程序》的有关规定，为提高公文审核工作的质量和效率，结合实际，制定本工作规程。

    一、基本要求

    (一）公文审核把关是办公室的一项基本职责。牢固树立为领导服务、为机关服务、为基层服务的思想，坚持勤勉求实的作风，虚心听取各方意见和建议，不断改进公文审核和办理工作。

    (二）严格按照局领导的要求，准确、规范、及时地拟出文稿。做到情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。认真负责地审理每一份文稿，做到坚持原则，讲求效率，精益求精。

    (三）局机关所有发文坚持一个出口。统一由办公室在体例、内容、政策法规、文字、格式等方面进行审核。避免文出多门、逆转发文。

    (四）在服从工作需要和正确体现领导意图的前提下，精简文件，努力压缩公文数量和篇幅。

    二、审核修改

局机关发文一律由主办处室负责草拟公文，实行主办处室负责人和办公室两级核稿制。

    (一）送审前，主办处室负责人要认真细致、反复阅读受理的文稿。重点把好以下五关：

     1、行文关。行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文格式是否符合《国家行政机关公文格式》（GB／T9704-1999）的要求等。确定是否需要行文，以何种名义及何种形式行文。

   （1）公文的文种应根据行文目的、自治区粮食局的职权和与主送机关、单位的行文关系确定。建议主办处室对文种的使用，或参考上级文件的文种，或对应收到文件的文种，或先与办公室协商确定。最终以办公室编定的文号为准。

   （2）公文内容涉及其他部门或处室职权的事项已经协商和会签，并有会签意见及部门或处室主要负责人签名。如有分歧，主办处室负责人应出面协调。仍不能取得一致时，主办处室可以列明各方理据，提出建设性意见报请局领导裁定。

   （3）正确使用“请示”、“报告”两个文种，请示事项和报告事项要分开。向上级请求指示、批准、批复时使用“请示”；向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复询问时使用“报告”。“请示”必须一文一事，请示要明确提出需要解决的问题。“报告”中不得夹带请示事项。

   (4)向自治区人民政府报送的请示、报告等上行文，一般不同时主送自治区党委和政府；属政府职责范围之内且有具体请示事项的公文，只报送自治区人民政府，不同时报送自治区党委（注：主送自治区党委的请示件5份、报告件15份，主送自治区政府的请示件、报告件各8份）。请示、报告等上行文标注的签发人必须是主要负责人或主持工作的负责人，请示性公文必须标注联系人和联系电话。

   （5）自治区人民政府文件、政府办公厅文件和国家部委文件，除需根据我局实际情况提出具有实质性内容的贯彻意见外，一般不予转发。凡需要翻印的文件，主办处室提出意见，按公文审批程序予以翻印、登记、下发。如有具体贯彻意见的，只发贯彻意见即可。

    (6）机关内设机构除办公室外不得对外正式行文。

    2、内容关。审核文稿观点是否正确，内容是否符合实际，措施是否切实可行；是否符合自治区党委政府和国家粮食局的指示或要求；是否完整、准确地体现了局领导的意图；内容涉及的部门或处室是否经过协调，意见是否一致；有无观点错误，界限不清，宽严失度，难以执行之处等。

    3、政策法规关。审核文稿内容是否符合国家和自治区的现行方针政策、法律法规及其他有关规定；如提出新的政策规定，是否经过有关部门、处室会议研究，按照职责权限应该由哪一级批准，是否需要废止现行有关政策规定等。

    4、文字关。审核文稿是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句是否符合语法、准确凝炼；标点符号、数字计量、人名地名、专用术语和重要提法等是否规范正确。

    5、格式关。审核公文秘密等级、紧急程度、标题、文种、主送机关、结构层次序数、附件、附件说明、主题词、抄送机关等是否符合规定。

   （1）文稿首页使用规范的发文稿纸或联合发文稿纸。准确完整地填写每一栏目的内容如，承办处室、紧急程度、密级、会签、信息选项、公开方式、索引号、内容概述（注：字数控制在150个汉字以内）、主题词、打印校核、校对、份数、发布机构等，以便准确高效地呈签、打印、发送。“处室领导审核”一栏，必须是处室主要负责人或主持工作的负责人审签。

   （2）严格按照《国家行政机关公文格式》（GB／T9704-1999）打印规范的草拟公文。不得使用二次利用的文稿纸，不得在文稿左侧空白处书写，不得使用铅笔、油笔、纯兰墨水修改、审批文稿。

   （3）原始收文、文稿及附件是否齐全。对政策性、专业性较强的文件，简要说明发文的理由、背景情况和政策依据。紧急事项要标注办理时限。

    (4）公文的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

   （5）代自治区政府或政府办公厅拟制的公文，严格执行（内政办字〔2005〕401号）文件要求。必须明确主送和抄送范围，并附有详细名单；必须由机关主要负责人审签，并将申请发文的理由、背景情况等有关说明材料和载有文稿的光盘，一同以正式文件形式专人、专车送达政府办公厅文电处。

   （二）办公室按照有关规定做好核文工作，努力使所核文稿内容正确、格式规范、表述严谨。审核的重点是：

    1、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。确定是否需要行文，以何种名义及何种形式行文。

    2、公文格式是否符合《国家行政机关公文格式》（GB／T9704-1999）的要求。

    3、属下列内容的文稿，一般不以自治区粮食局或粮食局办公室名义行文：

   （1）属盟市粮食局职权范围内可以办理的事项或可以解决的问题；

   （2）自治区厅局委办文件提出的贯彻意见或措施；

   （3）已在会议上印发的领导讲话和会议纪要；

   （4）未经协商取得一致意见的文稿；

   （5）照转照抄上级文件，内容空泛，对实际工作没有指导意义的文稿等。

    4、尽量减少以自治区粮食局名义制发的公文。凡可发可不发的文件坚决不发；可由办公室名义制发的公文，不以粮食局名义制发；可由内部刊物印发的文稿，不制发正式公文。

    5、确认行文后，办公室要在仔细研读、熟悉文稿内容的基础上，抓紧时间开展核文工作。认真把好内容关、政策法规关、文字关和格式关。

    6、对不符合要求的文稿或原稿基础较差，须作较大改动的文稿，原则上退请主办处室修改，并说明退稿理由。对文稿修改幅度较大或有重要的实质性内容修改，要向分管主任说明，并征得承办处室主要负责人同意，将修改稿打出“清样”后，送局领导审签。

    三、送审送签

文稿的送审送签要严格执行《内蒙古自治区粮食局公文形式、适用范围和审批程序》。

   （一）文稿送审时，承办人员要在发文稿纸上注明有关事项，如必要的背景情况；对把握不准的重大问题作明确提示；对会签时有不同意见的问 题，予以如实注明；对紧急事项标注办理时限等。

   （二）在审签过程中领导同志如对文稿有较大改动，承办人员要随时向参与核稿的其他领导同志和有关方面通报。

   （三）对领导同志已经签发的文稿，主办处室要负责清理书写混乱的段落和不好辨认的字句，改正不妥当的文字和标点符号，但对文稿内容不得擅自改动。确有改动必要的，须说明理由，由办公室分管主任请示签发人批准。

    四、印发归档

对领导同志签发的文件，每个环节的承办人应认真清理检查，及时印制、分发和归档。

   （一）办公室要及时编定文号。并再次对文件格式把关，确认无误，在“打印校核”一栏中签字后，交主办处室。

   （二）主办处室见到“打印校核”人员的签字后，印制前要认真检查审批、签发的手续是否完备，文稿内容及附件材料是否齐全，文件格式是否正确等。对不符合要求的要补办或补齐相关内容，对不符合规定、问题较大或内容与形式不相符的要按规定修改。确认准确无误后，在“校对”一栏中签字，

   （三）主办处室对印出的文件，再次核查并确认无误后，到办公室用印。正式用印前，办公室必须完整留存该文件及其它与文件内容相关的电子文本，作为自治区粮食局唯一的正式文件或法律文本。

   （四）主办处室对印出的成品文件，再一次核查确认无误后，装订、装封。根据发送范围、秘密等级和紧急程度送办公室（注：办公室留存2份用于归档；属“主动公开”的文件增加2份，1份报送自治区档案局、1份存放公共查阅室）。办公室负责按规定的渠道在当日或次日发出。

   （五）未经办公室核稿及局领导签发的文件，一律不得用印。凡联合发文，自治区粮食局主办的，应先盖本局印章，再由主办处室依次到联合发文机关用印；其它机关主办的，办公室接到主办处室主要负责人的通知后，方可用印。确需印刷厂印制的文件或资料，办公室负责统一安排。

   （六）凡以内蒙古自治区粮食局、内蒙古自治区粮食局办公室名义制发的文件，在“主题词”栏下添加“政府信息公开选项”。严格界定并明确“主动公开”、“依申请公开”或“不予公开”。属于“主动公开”范围的自治区粮食局政府信息，执行《内蒙古自治区粮食局政府信息公开管理办法》及相关规定。

  （七）公文办理完毕后，承办人员按照《内蒙古自治区粮食局档案管理制度》，及时将成文、底稿及其它有关资料搜集整理齐全，于次年3月底前，一并移交档案室归档。个人不得保存应当归档的公文。

    五、时限要求

   （一）凡经受理登记的文稿，从受理登记到印妥发出的全部运转过程，每个环节必须有经办人和领导同志签字，以明确责任。

   （二）办公室对文稿的核改，自收文之日起，一般应在2-3个工作日内完成并及时送签；需做较大修改的文稿，应在3-4个工作日内完成；如文稿内容需要协调或退主办处室修改完善的，办理时限自收到修改稿之日起计算。

   （三）拟定紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。不要随意标注急件、特急件或密级件。急件随到随办，一般预留2个工作日（特急件至少预留1个工作日），用于审核、局领导审批和印制、分送。

   （四）涉及行政审批事项的，一律按行政审批的时限和要求办理。凡有具体办理时限要求的，要在规定时限内办理完成，并预留审批、印制、送达时间。没有具体时限要求的，一般应在15个工作日内办理完毕或提出处理意见。

    六、规范性文件

   （一）规范性文件在发文文号中统一使用“规”字，根据发布顺序按年度统一编号。

   （二）凡符合《内蒙古自治区规范性文件制定和备案监督办法》中所称的规范性文件，其制定的程序是：发文处室——公文内容涉及其他部门或处室职权的事项已协商、会签，并有会签意见及部门或处室主要负责人签名——办公室审核把关——局规范性文件制定和备案审查工作领导小组审核把关——局务会议讨论通过——局主要负责人签发（联合发文部门主要负责人签发）——办公室编号——主办处室印制——7日内通过媒体公布——发布之日起至少30日后施行——发布之日起15个工作日内报送自治区法制办备案。

   （三）规范性文件有效期一般不超过5年。名称冠以“暂行”、“试行”的，有效期为2年。规范性文件规定的内容属阶段性工作，主办处室应当明确规范性文件的失效日期。有效期届满，规范性文件自行失效（注：其有效期不适用于制定程序性规定、技术性规定的规范性文件，）。

   （四）规范性文件有效延长期限不得超过原有效期；规范性文件名称冠以“暂行”、“试行”的，不得延长有效期；规范性文件内容有变动的按照有关规定重新制定、发布。

   （五）各处室应每两年对规范性文件进行一次集中清理，并将清理结果报办公室。办公室应在30日内向社会公布继续有效、废止和失效的规范性文件目录，并报自治区法制办备案。未列入继续有效目录的规范性文件，不得作为行政管理的依据。

本规程自2011年1月1日起施行。